Qu’il s’agisse des kinésithérapeutes, des chirurgiens ou des dentistes, il n’est pas toujours évident de savoir quoi faire pour récupérer des honoraires impayés. Si certaines personnes qui travaillent en profession libérale préfèrent se débrouiller seules, d’autres se tournent volontiers vers des professionnels qualifiés. Voici un guide complet pour faire face à la situation de recouvrement de créances à l’amiable et s’en sortir indemne.
Faire appel aux services d’une agence qualifiée
Les factures impayées dans le domaine de la santé détériorent les relations des patients ou des organismes de mutuelle avec les professionnels et ralentissent leurs activités. Pour pallier ce problème récurrent, ces héros du quotidien peuvent opter pour le recouvrement de créances amiable afin d’obtenir des résultats satisfaisants en un court laps de temps.
Ce processus doit être enclenché avant d’envisager toute autre procédure. Les honoraires impayés peuvent être dus à une erreur de saisie, à un découvert passager ou un simple oubli de la part d’un patient. Il est donc essentiel d’utiliser des moyens pacifiques avant de saisir une cour de justice.
Le recouvrement de créances amiable consiste à utiliser tous les moyens légaux et possibles pour obtenir du débiteur le paiement en bonne et due forme de sa créance. Ce procédé s’effectue sans aucune contrainte ni menace judiciaire.
En règle générale, les professionnels de la santé ont un emploi du temps bien rempli au quotidien. Il est donc essentiel pour eux de faire appel à un professionnel pour un suivi sur mesure et efficace, sans perdre de temps en procédures complexes.
Confier la gestion des honoraires impayés à une structure spécialisée permet de récupérer la totalité des sommes dues sans détériorer sa relation avec la clientèle. Il s’agit d’un gain de temps considérable pour les professionnels de santé (kinésithérapeute, dentiste, médecins, etc.) !
Rédiger une lettre de relance
Pourquoi ne pas rédiger une lettre de relance pour régler les factures impayées en toute quiétude ? Il s’agit d’une solution fiable lorsque le professionnel de santé ne souhaite pas mandater un tiers pour récupérer son argent.
La lettre de relance est rédigée pour rappeler au patient que sa facture est arrivée à échéance et qu’il n’a toujours pas réglé sa dette. De sa plus belle écriture, le professionnel de la santé utilise ce moyen pour ne pas brusquer son destinataire ni l’offenser.
Le courrier doit être recommandé avec accusé de réception, pour plus d’efficacité. En outre, elle doit contenir les mentions suivantes :
- les dates de soins ;
- le montant de la facture ;
- et son numéro.
Une lettre de relance ne saurait être efficace sans une photocopie lisible de la facture jointe au courrier.
Ceux qui ne souhaitent pas rédiger une lettre de relance pour le recouvrement amiable peuvent opter pour les messages électroniques comme les mails ou les SMS. L’essentiel est de rédiger un message suffisamment clair pour inciter le client à régler sa dette sans recourir aux menaces !
Recouvrement de créances amiable : la relance téléphonique
La gestion des impayés peut s’effectuer grâce à une relance téléphonique. Toutefois, cette méthode est préconisée lorsque la lettre de relance reste sans réponse. Elle doit être faite de façon courtoise, mais ferme pour limiter les tensions.
Le but de la relance téléphonique et clair : écouter les explications du patient sans se montrer froid. Le professionnel de la santé doit négocier avec la seconde partie pour trouver une solution efficace.
À la longue, ces démarches peuvent être chronophages et contraignantes. Il est donc recommandé de confier les rênes de la gestion des factures impayées à un spécialiste du recouvrement de créances amiable.
Se payer les services d’un huissier de justice
Il est urgent de faire appel à un huissier de justice lorsque les moyens cités plus haut se révèlent inefficaces. Ce professionnel peut exercer ses fonctions dans le cadre d’un recouvrement amiable. Il possède un moyen de pression imparable : une sommation de payer.
Ce courrier similaire à la lettre de relance est frappé par le sceau de l’huissier. Il s’agit d’une démarche « amiable » puisqu’elle n’implique aucune procédure judiciaire.
La sommation de payer délivrée par un huissier de justice vaut une mise en demeure immédiate. Autrement dit, le document oblige le débiteur à exécuter son obligation de paiement dans un bref délai, sous peine de poursuites judiciaires. À la vue des initiales du professionnel de la justice, le patient récalcitrant ou l’organisme de mutuelle peu honnête se sent obligée de régler leurs dettes pour éviter de rendre des comptes devant la cour impitoyable d’un tribunal.
Cette solution implique des coûts supplémentaires. Il faut verser une certaine somme à l’huissier de justice afin qu’il puisse s’acquitter de sa tâche avec efficacité. En cas de récidive ou d’entêtement, il est plus sûr de se tourner vers des procédures judiciaires pour obtenir réparation. Cependant, elles doivent être lancées après avoir pris quelques facteurs en compte.
Les procédures judiciaires sont longues et très coûteuses. Il est donc nécessaire de s’assurer que la créance soit conséquente et de justifier un recours devant un tribunal de commerce.
Quelles sont les conditions à remplir avant de lancer ce type de démarche ?
Le recouvrement de créances à l’amiable est une procédure très encadrée par de nombreuses lois. Elle ne peut donc être mise en place qu’en remplissant un certain nombre de conditions bien définies.
En premier lieu, la créance due doit être absolument « certaine ». Elle ne peut pas être réfutée par le débiteur. En outre, cette somme d’argent doit être exprimée ou convertible en devises.
Les multiples conditions de paiement doivent être indiquées de manière claire et lisible sur tous les documents qui concernent le recouvrement à l’amiable. Les deux parties doivent donc être en mesure de les déchiffrer sur les contrats, les devis, la lettre de relance ou les factures.
La date d’échéance doit être précisée sur la facture pour éviter les tensions et les situations sans issue. Le créancier doit être capable de prouver que la dette n’a pas été payée avant l’échéance. De même, le délai de prescription ne doit pas être dépassé.
Toutes ces conditions doivent être remplies pour lancer une procédure de recouvrement de créance et obliger le patient à diminuer la pile de factures impayées qui s’entassent sur son bureau.
