Logiciel le plus utilisé en bureautique, maîtriser excel est une compétence extrêmement demandée par les recruteurs aujourd’hui. Ainsi, il devient presque primordial de se former à l’utilisation de celui-ci et de maîtriser, dans un premier temps, les fonctionnalités de base.
Par ailleurs, la liste déroulante est quant à elle l’une des fonctions les plus utilisées par les entreprises, et il est donc essentiel que vous la maîtrisiez. Voici donc ce que vous devez savoir !
Excel, à quoi ça sert ?
Microsoft Excel est un logiciel de bureautique permettant de créer un tableur. Développé et distribué par Microsoft, Excel est le logiciel de bureautique par excellence.
Il est adapté aux plates-formes Mac OS X et Windows.
Les fonctionnalités dont il dispose sont les suivantes :
- Calcul numérique : formules de calcul.
- Représentation graphique : graphes.
- Analyse de données : tableau croisé dynamique.
- Programmation : macros écrites en langage Visual Basic.
La liste déroulante, qu’est-ce que c’est ?
Tout d’abord, sachez que les listes déroulantes ont quatre utilités principales. La première : éviter d’avoir à saisir des descriptions ou des adresses à n’en plus finir. La deuxième : s’assurer d’éviter les erreurs de frappe ou d’orthographe ! La troisième : offrir un large choix de propositions aux utilisateurs, au sein d’un formulaire par exemple. La dernière : s’assurer de la véracité des valeurs saisies sans la base de données.
L’intégralité des données dans les bases de données sont essentielles pour le fonctionnement des tri, filtre, sous-totaux, grille et tableaux croisés dynamiques.
Rassurez-vous, inutile d’être un as de l’informatique pour créer des listes déroulantes sur Excel !
Comment créer une liste déroulante sur Excel ?
Voici les étapes à suivre pour la création d’une liste déroulante sur Excel :
- Tapez les entrées que vous souhaitez faire apparaître dans votre liste déroulante au sein d’une feuille de calcul. Vous pouvez convertir votre liste en tableau en sélectionnant directement une cellule et en maintenant Ctrl + T.
- Sélectionnez la cellule de votre feuille de calcul où vous souhaitez créer votre liste.
- Cliquez sur l’onglet Données dans le ruban, puis sur Validation des données.
- Cliquez sur Liste dans la zone Autoriser placée sous l’onglet Options.
- Appuyez sur Source.
- Sélectionnez votre plage de liste.
- Si vous souhaitez laisser la possibilité d’une cellule vide aux utilisateurs, activez alors la case Ignorer si vide.
- Activez ensuite la case Liste déroulante dans la cellule.
- Cliquez sur Message de saisie.
- Deux possibilités s’offrent à vous :
- Afficher un message aux utilisateurs : cliquez alors sur la cellule puis cochez la case Quand la cellule est sélectionnée. Tapez ensuite votre message.
- Ne pas afficher de message aux utilisateurs : Décochez la case Quand la cellule est sélectionnée.
- Cliquez sur Alerte d’erreur.
- Deux possibilités s’offrent à vous :
- Vous souhaitez afficher un message contextuel aux utilisateurs non présents sur votre liste ? Cochez la case Quand les données non valides sont tapées et choisissez votre option au sein de la zone Style. Tapez ensuite votre message.
- Si vous ne souhaitez pas afficher de message, décochez la case Quand les données non valides sont tapées.
- Option Style :
- Pour afficher un message aux utilisateurs sans les empêcher d’entrer des données non présentes dans votre liste déroulante, cliquez sur Informations ou Avertissement.
- En revanche, pour empêcher les utilisateurs d’entrer des données non présentes dans votre liste déroulante, sélectionnez Arrêter.
Votre liste est maintenant opérationnelle !
Formation aux logiciels de bureautique.
Vous savez maintenant créer un liste déroulante, mais de nombreuses autres fonctionnalités offertes par le logiciel de bureautique Excel sont aujourd’hui requises par beaucoup d’entreprises. Afin de ne pas être pénalisé dans votre démarche de recherche d’emploi, pensez aux formations en bureautique. Excel mais aussi Word, Powerpoint, Outlook et office 365 sont désormais primordiaux et maîtriser chacun de ces logiciels, c’est être opérationnel en bureautique et détenir un avantage certain sur vos concurrents.
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