En tant qu’entrepreneur, vous devrez probablement jongler avec plusieurs responsabilités à la fois. Il peut s’agir de gérer des tâches de gestion pour lesquelles votre équipe n’est pas préparée, ainsi que de trouver des stratégies pour respecter le budget et atteindre des objectifs cruciaux.
Vous pourriez également être amené à répondre à des situations d’urgence ou à des préoccupations financières pressantes. Il est essentiel de superviser les performances des différents services afin de suivre les progrès et la croissance tout en restant vigilant à l’égard de tout problème.
Pour les propriétaires d’entreprise qui doivent assumer plusieurs rôles, voici quelques suggestions pour maintenir l’organisation et stimuler la productivité.
Comment réussir à jongler avec plusieurs rôles ?
Dans un article de Forbes sur la gestion de différents rôles, Tracy Brower donne des conseils pour s’épanouir dans ces fonctions. Approfondissons les multiples facettes de la gestion de plusieurs responsabilités en tant que chef d’entreprise, en abordant les compétences, les stratégies et les mises en garde.
Posez-vous des questions introspectives pour mieux cerner votre personnalité. Vos réponses à ces questions ouvriront la voie à des révélations importantes concernant votre carrière. Certaines questions peuvent être simples, mais cruciales pour le processus de découverte de soi.
- Votre implication dans des rôles multiples est-elle le fruit d’un choix ou d’un concours de circonstances ?
- Quel rôle vous apporte le plus de satisfaction ?
- Est-ce qu’il correspond à vos forces préexistantes ou est-ce que vous apprenez continuellement quelque chose de nouveau ?
- Quel est le rôle que vous trouvez le moins intéressant ou le moins engageant ?
- Qu’est-ce qui vous a incité à l’accepter ?
- S’il ne suscite pas votre intérêt, qu’est-ce qui vous pousse à l’exercer ?
- Êtes-vous ici parce qu’il vous est difficile d’assumer de nombreuses responsabilités ?
- Vous sentez-vous épuisé ?
- S’agit-il d’une situation de gestion de crise ?
- Établissez-vous des limites ?
Maître d’un seul métier ou maître d’aucun
« Un homme à tout faire est un homme à rien, mais il est souvent meilleur qu’un homme à tout faire ».
Avez-vous déjà rencontré cette citation ? Pour beaucoup, c’est la première fois. Ce dicton circule depuis des siècles et a notamment été employé par Robert Greene dans son pamphlet, qualifiant même William Shakespeare de « touche-à-tout ».
Bien que l’origine exacte et le locuteur initial de l’expression restent inconnus, elle a été utilisée historiquement pour décrire des « valets » ou des personnes possédant un large éventail de connaissances. Le terme « valet » était peut-être un nom commun à l’époque, un peu comme le « monsieur tout le monde » d’aujourd’hui.
Cela nous amène à la question de savoir comment ce concept s’applique à notre vie quotidienne, en particulier dans le domaine des affaires. Le multitâche peut être bénéfique, à condition d’être compétent dans ses tâches. Pour y parvenir, il faut disposer d’un large éventail de compétences, d’où l’expression « être un valet ».
1. Gestion du temps
La compétence la plus importante que vous devez perfectionner en tant que professionnel aux multiples casquettes est de bien gérer votre temps. Il y aura des moments où même votre espace personnel sera envahi, et des appels et des réunions inattendus peuvent se produire pendant le week-end.
Si vous avez trop de réunions, d’événements ou de tâches pour la journée, essayez de maintenir un calendrier et de diviser votre temps pour chaque rôle en fonction du degré d’implication. Fixez des limites claires s’il le faut ou adaptez-vous à la situation.
Quelle que soit la manière dont vous souhaitez vous y prendre, le temps est un aspect essentiel de la vie d’un chef d’entreprise. Vous trouverez de nombreuses applications de gestion du temps sur l’internet pour vous aider dans ce processus.
2.Un jugement clair
Cette tâche ne vaut-elle pas vos 30 minutes ? Laissez tomber ou faites-la plus tard. Vous devez être lucide sur ce qui est le plus important pour vous et sur la façon dont vous utilisez votre temps, ce qui ne peut se faire qu’avec un bon sens du jugement.
Votre perception s’applique également à l’équipe avec laquelle vous travaillez, aux clients que vous fréquentez et aux réunions auxquelles vous participez. Si ces activités ne valent pas la peine que vous y consacriez votre temps et votre énergie, vous feriez mieux de faire autre chose de productif.
Bien entendu, il existe d’autres moyens d’accomplir ces tâches non essentielles. L’une des solutions idéales consiste à trouver la bonne personne à qui déléguer cette tâche. Cela signifie que vous devez rechercher des membres d’équipe productifs et efficaces au sein de votre entreprise.
3. Le sens du détail
Le fait d’avoir plusieurs casquettes exige aussi que vous ayez un œil critique. Les tâches que vous cochez sur votre liste de choses à faire peuvent revenir vous hanter si elles comportent des erreurs ou des lacunes.
Si vous n’avez pas le sens du détail, vous perdrez du temps à refaire les choses à plusieurs reprises sans progresser. En cas de problème ou de question, l’étape suivante consiste souvent à chercher la solution. Bien que ce soit une bonne façon de faire, ce n’est peut-être pas la meilleure.
Cherchez d’abord les détails avant de tirer des conclusions hâtives. Il peut y avoir une cause sous-jacente à laquelle il faut remédier. C’est là que l’on trouve la cause profonde des choses. De cette manière, la résolution du problème ne se fera qu’une seule fois et il ne s’agira pas de mettre des pansements à chaque fois que le problème se présente.
4. Le leadership
Si vos fonctions vous amènent à travailler en équipe, vous avez besoin de compétences en leadership pour relever les défis de la coordination avec les autres. Les gens sont différents et nous avons tous nos propres opinions.
En tant que leader, vous devrez évaluer, communiquer, déléguer, motiver et exploiter les forces de votre équipe pour augmenter la productivité. C’est une chose de pousser les gens à faire des choses et une autre d’inspirer les gens à bouger.
Trouver le bon équilibre est essentiel pour être un bon leader.
5. Organisation efficace de l’espace de travail
Avoir plusieurs casquettes signifie aussi que vous avez besoin d’un grand espace pour les ranger toutes. Votre espace de travail est donc le placard où vous empilez tous vos dossiers, documents, notes, outils et autres éléments nécessaires à votre travail.
L’organisation physique ou numérique de votre espace de travail permet de désencombrer votre espace et votre esprit, ce qui vous rend plus efficace et plus clairvoyant. Disposez de classeurs séparés dans votre bureau ou de fichiers séparés sur votre ordinateur.
Fixer et atteindre des objectifs
Jongler avec plusieurs rôles peut être éprouvant si vous manquez de compétences en matière de gestion ou de stratégie. Toutefois, la pratique, la patience et la constance peuvent vous aider à acquérir ces compétences. Voici quelques conseils pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie lorsque vous portez plusieurs chapeaux[3].
- Analyser – D’abord et avant tout, vous devez comprendre les exigences de vos rôles et créer un programme en conséquence. Ce programme doit être complet, détaillé et facile à suivre.
- Fixez des objectifs mesurables – Quantifiez l’ensemble de votre processus et partagez-le avec votre équipe. Exposez vos stratégies devant l’équipe et mesurez-les par rapport à des pourcentages et des quantités afin de suivre vos progrès avec précision. Tenez des feuilles de suivi distinctes pour chaque rôle que vous occupez et consultez-les quotidiennement pour ne pas être désorienté.
- Vivez par la responsabilisation – Créez une structure de responsabilisation au sein de vos équipes afin que chaque membre s’assure que l’autre travaille activement à l’atteinte de l’objectif. Si vous avez tendance à perdre rapidement de vue l’objectif, demandez à quelqu’un de vous rendre des comptes.
- Partagez vos aspirations – Votre équipe ne peut pas vous aider si vous êtes seul à mener plusieurs batailles. Partagez donc vos objectifs et vos aspirations avec votre équipe et trouvez des moyens de la motiver afin qu’elle puisse vous aider à atteindre votre destination plus rapidement. Ne vous contentez pas de fixer des objectifs, mais définissez également des attentes.
- Faites confiance au processus et à votre équipe – Si vous occupez un poste de direction, il est facile de se laisser distraire par de multiples objectifs fixés dans un délai limité. Souvent, travailler avec d’autres personnes peut s’avérer difficile s’il y a un décalage entre votre rythme et celui de votre équipe. Toutefois, la persévérance et la confiance sont les deux éléments les plus négligés de la fixation d’objectifs réussis, alors assu, assurez-vousrez-vous d’aller jusqu’au bout !
Gardez les yeux ouverts
La capacité à porter plusieurs casquettes est un rôle amusant et épanouissant. Elle vous permet de participer à la plupart des activités d’une entreprise et de voir des choses que les autres ne voient pas. Mais il y a des choses auxquelles il faut faire attention. Voici ce qu’il ne faut pas faire quand on a plusieurs casquettes.
1. Ne pas s’attendre à tout savoir
Soyons réalistes : il n’est pas humainement possible de tout savoir. Vous n’êtes pas un ordinateur, alors pourquoi agir comme tel ? L’ignorance est le lot des meilleurs d’entre nous, et souvent au pire moment.
Ne paniquez pas si vous ne trouvez pas la solution à un problème ou si votre collègue vous pose soudain une question sans réponse. Vous trouverez une solution assez rapidement si vous prenez le temps de la résoudre.
2. Ne pas être responsable de tout
Ne soyez pas un maniaque du contrôle. Vous pourriez être tenté de plonger votre main dans tous les bocaux pour en vérifier la température, mais n’en faites pas trop. Être capable de porter plusieurs chapeaux ne signifie pas que vous devez tout faire. Ce n’est pas pour rien qu’il y a des cadres et des subalternes dans votre équipe.
Votre équipe a besoin d’un leader, pas d’un gardien de but. Laissez votre équipe grandir avec vos conseils et laissez-la décider des choses qu’elle peut décider. Bientôt, vous n’aurez même plus besoin de les contrôler autant, car ils sont déjà mieux préparés à la tâche.
3.Ne cherchez pas la perfection
Rien n’est jamais parfait, car c’est dans les fissures que les fleurs s’épanouissent. Ne laissez donc pas votre expérience devenir la norme ultime de la perfection, et permettez à vos membres de tomber, de se relever et de grandir par eux-mêmes.
Tout comme vous apprenez à gérer les choses à l’intérieur de votre entreprise, vos hommes le font aussi. La qualité est l’une des choses les plus importantes dans une entreprise, mais il n’est pas nécessaire qu’elle soit parfaite. S’il n’y a pas de croissance, c’est le moment de chercher d’autres solutions.
4. Ne rejetez pas le feed-back
Si vous assumez plusieurs rôles, vous interagissez avec plusieurs personnes à différents titres. Veillez donc à prendre en compte le retour d’information de chaque membre pour savoir si vous êtes performant sur chaque front.
L’une des choses que les dirigeants négligent souvent, c’est d’entendre les critiques, même constructives. Vous n’êtes pas un homme à tout faire. Vous êtes toujours amené à faire des erreurs, car vous êtes un être humain.
C’est en apprenant de ses erreurs, qu’il s’agisse des expériences des autres ou de ses propres erreurs, que l’on grandit. Acceptez autant de commentaires que possible.
5. Ne dites pas oui à tout
Si vous avez envie de vous porter volontaire pour tout, sortez et revenez lorsque vous serez épuisé, car c’est ce que vous ressentirez si vous continuez à dire oui.
Accordez autant de temps et d’attention à la constitution d’une équipe performante afin qu’elle puisse occuper vos fonctions au fil du temps. Donnez à vos collaborateurs les moyens de vous remplacer dans les tâches qui ne nécessitent pas l’intervention de l’exécutif.
Vous pourrez alors utiliser le temps gagné pour faire quelque chose de plus productif.
6. Ne pas porter plusieurs chapeaux à la fois
Vous ne pouvez pas être à la fois un créatif et un financier, car chaque poste a ses propres besoins et ses propres niveaux de performance. Assumer plusieurs rôles simultanément encombrera votre esprit, brouillera votre jugement et fera chuter votre productivité au plus bas.
7. Ne compromettez pas votre vie
Porter plusieurs casquettes demande beaucoup de temps, et il y aura des moments où vous devrez choisir entre répondre à un appel professionnel et sortir dîner avec votre famille.
Choisissez ce qui vous rendra le plus heureux, car vous pouvez toujours récupérer l’argent perdu. Mais vous ne pouvez pas récupérer le temps perdu.
8. Ne faites pas de compromis sur votre santé
Il est tentant de faire tout ce qui vous plaît, mais n’oubliez pas que la plus grande satisfaction vient de l’équilibre et du bien-être que procurent un corps sain et un esprit calme. Si vous portez plusieurs chapeaux, prenez des congés à intervalles réguliers pour vous ressourcer.
Si vous en avez trop, n’hésitez pas à vous défaire de quelques casquettes. Vous ne pouvez donner le meilleur de vous-même que lorsque vous êtes au mieux de votre forme !
Conclusion
Le fait de porter plusieurs casquettes signifie que l’on s’implique davantage et que l’on consacre plus de temps à la compréhension de sa propre entreprise. Vous êtes plus conscient de l’entreprise et il devient plus facile de résoudre les problèmes à l’intérieur ou à l’extérieur.
Comme un horloger, vous avez le contrôle total des rouages de votre montre. Il devient plus facile pour les gens de s’adresser à vous, et ils le feront. Mais vous devez comprendre qu’il y a des inconvénients à cela si l’on n’y prend pas garde. En tant que chef d’entreprise, votre étiquette est celle d’un cadre, d’un gestionnaire et d’un employé. Connaître le bon équilibre entre les différentes casquettes peut vous aider à atténuer ces risques.
Si vous avez choisi de jouer différents rôles dans l’entreprise, j’espère que ce guide vous aidera à assumer vos responsabilités.
TL;DR
Vous n’avez pas le temps de lire l’article complet ? Lisez ceci.
Gestion du temps : Le fait de porter plusieurs casquettes signifie moins de temps personnel, des tâches qui se chevauchent et une plus grande implication dans les tâches. Pour être un dirigeant efficace, vous devez gérer votre temps de manière judicieuse.
Le fait de porter plusieurs chapeaux vous oblige à avoir le sens du détail, une qualité que vous ne manquerez pas de développer. Pour éviter que les problèmes ne reviennent, les solutions simples ne suffisent pas. Il faut chercher le problème principal.
Pour être un leader efficace, il faut inspirer les autres et ne pas se contenter de forcer les gens à faire leur travail. Rendez compte à votre équipe et faites-lui confiance pour vous rendre compte à son tour.
Comme vous avez plusieurs casquettes, il est important d’avoir une séparation pour ne pas perdre le fil.
Il y a des choses auxquelles il faut faire attention quand on a plusieurs casquettes. Il faut accepter de ne pas tout savoir et de ne pas être responsable de tout. Soyez ouvert aux erreurs et acceptez les critiques sur votre lieu de travail. Ne dites pas oui à tout et ne portez pas plusieurs casquettes à la fois. Et surtout, ne négligez pas votre vie personnelle et votre santé.
